Regulamin konkursu cosplay

I. Informacje ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa warunki przeprowadzenia Konkursu Cosplay (zamiennie nazywanym Konkursem), odbywającego się 16.09.2023 w Opolu podczas Festiwalu Fantastyki Opolcon 2023.
2. Organizatorem Konkursu jest Stowarzyszenie OKF ,,Fenix”.
3. Konkurs będzie rozstrzygany przez Jury wyznaczone przez Organizatora. Konkurs nie jest grą losową, zakładem wzajemnym ani loterią promocyjną, których wynik zależy od przypadku (przeprowadzenia losowania) w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dziennik Ustaw z 2009 r., Nr 201 poz. 1540).
4. Uczestnikiem Konkursu Cosplay może być wyłącznie osoba fizyczna, która najpóźniej w dniu rozpoczęcia Konkursu spełnia następujące warunki:
   1. zapoznała się z treścią Regulaminu Ogólnego oraz Regulaminu Konkursu Cosplay i zaakceptowała jego postanowienia, 
   2. jest osobą pełnoletnia lub w przypadku niepełnoletności posiada podpisaną oraz wypełnioną przez opiekuna prawnego Kartę Konwentowicza i Zgodę na udział w Konkursie Cosplay według wzorów zamieszczonych  na stronie opolcon.pl
      Prosimy o wysłanie skanu Zgody na udział w Konkursie Cosplay po otrzymaniu maila o zakwalifikowania się podopiecznego do konkursu.
   3. jest pełnoprawnym, akredytowanym uczestnikiem Konwentu (utrata
      akredytacji w wyniku złamania Regulaminu Ogólnego skutkuje wyłączeniem z Konkursu), 
5. Konkurs ma na celu popularyzowanie fantastyki oraz środowiska cosplayowego w Polsce. Zadaniem uczestników Konkursu jest wykonanie kostiumów, przebranie się w strój oraz odgrywanie wybranej przez siebie postaci prezentując się na scenie w trakcie trwania występów scenicznych Konkursu oraz przed jurorami w trakcie oceny indywidualnej.

II. Zgłoszenia do Konkursu Cosplay

1. Do Konkursu dopuszcza się strój powstał na bazie komiksu, filmu, książki, serialu, gry komputerowej, mangi, anime, bajki, bądź innych utworów popkultury  (wymagane zdjęcia referencyjne w zgłoszeniu).  W szczególnych przypadkach dopuszczonych przez Organizatorów Konkursu dozwolony jest udział w projekcie własnym utrzymanym w odpowiedniej stylistyce gatunku lub całkowicie oryginalny strój według własnego pomysłu zwany w czasie Konkursu OC (Original Character).
2. Osoby zgłaszające się do Konkursu oświadczają, że ich strój został wykonany własnoręcznie przez uczestnika. Dopuszcza się drobną pomoc osób trzecich oraz zakup niektórych elementów kostiumu np. peruka, buty, soczewki itp. jednak należy to zaznaczyć w formularzu zgłoszeniowym oraz poinformować jury podczas oceny indywidualnej (rundy jury).
3. Do konkursu dopuszcza się zgłoszenie stroju zakupionego (nie wykonanego przez uczestnika) co należy zaznaczyć w formularzu jednak uczestnik będzie podlegał ocenie wyłącznie w kategorii Najlepszy występ sceniczny i Najlepszy debiut (o ile kwalifikuje się do tej kategorii),  a zostanie wykluczony z kategorii Grand Prix i Najlepszy strój.
4. Strój nie musi mieć swojej premiery na Konkursie Cosplay Festiwalu Fantastyki Opolcon 2023, jednak sam kostium jak i jego elementy nie mogą być wystawione przez uczestnika jeżeli zdobył on już w tym stroju pierwszą nagrodę na innym konkursie cosplay w dowolnej kategorii.
5. Prezentacja i strój nie mogą zawierać motywów powszechnie uważanych za wulgarne lub obraźliwe a także nie może zawierać odwołań politycznych, religijnych, obrażać mniejszości seksualnych oraz etnicznych.
6. W przypadku wprowadzenia w błąd organizatorów konkursu oraz jury i wystawienie stroju niewykonanego samodzielnie przez uczestnika i nie zgłoszenie tego skutkiem będzie dyskwalifikacja z Konkursu Cosplay oraz wykluczenie możliwości wzięcia udziału w kolejnym Konkursie Cosplay organizowanym na następnej edycji wydarzenia.
7. Uczestnictwo w Konkursie jest dobrowolne. Uczestnik zgłaszając się do Konkursu Cosplay akceptuje tym samym wszystkie zawarte w regulaminie postanowienia.
8. Zgłoszenie na Konkurs będą zbierane w terminie od 15.05.2023 do północy dnia 27.08.2023r. za pomocą formularzu zgłoszeniowego na stronie internetowej www.opolcon.pl
9. Zgłoszenie powinno zawierać:
10. Imię i nazwisko, data urodzenia uczestnika.
11. Pseudonim artystyczny.
12. Adres email, numer telefonu (służący do szybszego kontaktu między uczestnikiem, a 
    organizatorem).
13. Nazwę przedstawionej postaci oraz źródło/serię z jakiego pochodzi.
14. Rodzaj przygotowanej prezentacji scenicznej –  solo/grupa ( w przypadku zgłoszenia grupowego ilość osób).
15. Krótki opis wykonania technicznego stroju.
16. Ilustracje referencyjne przedstawiające postać (min. 2 max. 6 obrazów w formacie jpg.).
17. Krótki opis występu, spis rekwizytów i ewentualnych statystów, przewidywany czas trwania występu, zapotrzebowanie na ławki i  krzesła potrzebne do scenki.
18. podkład muzyczny do występu scenicznego (w formacie pliku mp3).
19. Zapowiedź sceniczna.
20. Przewidywany czas przygotowania się do pełnej prezentacji stroju (czas  
    potrzebny do przebrania się w cosplay).
21. informacje o zdobytych nagrodach w zgłaszanym stroju, ilość konkursów cosplay w którym brało się udział.
22. numer ICE.
23. inne ważne informacje dla organizatora.

Każdy plik powinien być nazwany pseudonimem i nazwą postaci

W razie problemów z zgłoszeniem prosimy o kontakt na adres e-mail: cosplay@opolcon.pl 

10. Zgłaszając się do Konkursu uczestnik oświadcza że wszystkie informacje podane w formularzu zgłoszeniowym są prawdziwe.
11. Organizatorzy nie modyfikują ani nie poprawiają nadesłanych plików. Jeżeli pliki nie są zgodne z regulaminem konkursu, zgłoszenie będzie traktowane jako niekompletne.
12. Do 04.09.2023 uczestnicy otrzymają informację zwrotną o zakwalifikowaniu się do konkursu lub odrzuceniu zgłoszenia oraz mogą zostać poproszeni o skorygowanie informacji, lub plików dołączonych do formularza zgłoszeniowego.
13. Po zamknięciu zgłoszeń nie ma możliwości dodania do zgłoszenia kolejnych postaci lub zmiany zgłoszonego stroju na inny. W wyjątkowych sytuacjach należy się skontaktować z organizatorem drogą mailową.
14. Do 10.09.2023r. zakwalifikowani uczestnicy mogą dokonać zmian lub korekt w informacjach lub plikach dołączonych do formularza zgłoszeniowego.
    Każda zmiana musi zostać zatwierdzona przez Organizatorów Konkursu. Niezatwierdzone zmiany uznaje się za nieobowiązujące.
15. Zgłoszenia niekompletne, zawierające niepoprawne treści, wulgaryzmy itp. lub nadesłane po upływie terminu przyjmowania zgłoszeń mogą zostać odrzucone przez Organizatorów Konkursu.
16. W przypadku wyjątkowo dużej liczby zgłoszeń Organizatorzy Konkursu zastrzegają sobie prawo do selekcji zgłoszeń i odrzuceniu części z nich.
17. Uczestnik zobowiązuje się o jak najszybszym poinformowaniu organizatorów o rezygnacji z Konkursu bez względu na to czy otrzymał informację o akceptacji lub odrzuceniu zgłoszenia.

III. Występy sceniczne

1. Występ sceniczny nie może trwać krócej niż 30 sekund i nie dłużej niż 3 minuty. W uzasadnionych przypadkach np. występ grupowy istnieje możliwość wydłużenia czasu za zgodą Organizatorów Konkursu.
2. Istnieje całkowity zakaz używania pirotechniki oraz innych materiałów, które mogą zaszkodzić życiu lub zdrowiu uczestników wydarzenia i Konkursu.
3. Zabrania się na scenie:
   • korzystania z przedmiotów zagrażających zdrowiu i życiu uczestnikom konkursu lub publiczności ,
   • korzystania z otwartego ognia,świec dymnych i efektów pirotechnicznych
   • używania uciążliwych substancji między innymi konfetti, brokat, pierze, piasek, sztuczna krew itp.,
   • rzucania czymkolwiek w publiczność,
   • wnoszenia alkoholu i innych środków odurzających,
   • używania wulgarnego języka,
   • zachowań o zbytnim nacechowaniu erotycznym,
   • promowania nagości oraz używek,
   • łamania ogólno przyjętych norm moralnych,
   • wyśmiewania poglądów religijnych i kulturowych oraz ubliżać osobom trzecim.

4. Obsługa konwentu nie może czynnie uczestniczyć w występach scenicznych.
5. W przypadku występu grupowego zgłasza go przedstawiciel grupy wpisując w jednym formularzu wszystkich członków.
6. Kostium prezentowany podczas występów scenicznych musi być w 100% kostiumem prezentowanym podczas rundy jury dopuszczone są proste poprawki takie jak odświeżenie makijażu.
7. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do scenariusza występu na przykład do długości trwania scenki po uprzednim poinformowaniu uczestnika.
8. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do anulowania lub przerwania występu i usunięcia uczestnika ze sceny, jeżeli jego zachowanie łamie regulamin konkursu.
9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zachowanie uczestnika konkursu oraz za uszczerbki zdrowotne związane z nieodpowiednim użytkowaniem sceny.
10. Występ sceniczny nie może być kopią istniejących występów osób trzecich. (Zgłaszając się do udziału w konkursie uczestnik oświadcza iż prezentowana scenka nie narusza praw innych osób, w tym praw osobistych, materialnych oraz autorskich).

IV. Przebieg konkursu

1. Przebieg konkursu:
   • Próba cosplay – Ma ona na celu sprawdzenie frekwencji uczestników konkursu. Uczestnicy pod opieką organizatorów i technicznych przećwiczą swój występ. Próba powinna odzwierciedlać jak najwierniej właściwy występ jednak nie ma obowiązku uczestnictwa w niej w pełnym stroju.
   • Runda Jury – spotkanie indywidualne między uczestnikiem konkursu a jury podczas którego zostanie sprawdzony strój, jakość jego wykonania i użyte technik, zgodność z materiałami referencyjnymi nadesłanymi w formularzu. Jury może zadać również pytania do uczestnika.
   • Występy sceniczny  – prezentacja strojów na scenie przed publicznością.
   • Obrady Jury.
   • Ogłoszenie wyników.
2. Runda Jury i próba cosplay przed występem scenicznym są obowiązkowe dla każdego uczestnika w czasie wyznaczonym przez organizatora konkursu. Nieobecność na nich jest uznawana za rezygnację z uczestnictwa w konkursie.
3. Rozwiązaniem Konkursu będzie przyznanie nagród w kategoriach:
   • Grand Prix – za całokształt,
   • Najlepszy występ sceniczny,
   • Najlepszy strój,
   • Najlepszy debiut – w tej kategorii mogą uczestniczyć tylko osoby które brały udział w scenicznych konkursach cosplay nie więcej niż trzy razy. Osoby które zdobyły kiedykolwiek miejsce na podium w konkursie cosplay nie mogą startować w tej kategorii.
   • Jury przysługuje prawo do przyznania wyróżnień.
4. Decyzja Jury jest ostateczna bez możliwości odwoływania się bądź zaskarżenia.
5. Na dyplomach znajdować się będzie wyłącznie pseudonim zgłoszony przez uczestnika w formularzu. W przypadku chęci posiadania dyplomu z imieniem i nazwiskiem należy zgłosić to Organizatorom po rozdaniu nagród Konkursu Cosplay.
6. Zwycięzca w kategorii “Grand Prix” przysługuje przywilej zasiadania w gronie jury podczas kolejnej edycji Konkursu Cosplay Festiwalu Fantastyki Opolcon.
7. Przyznane w Konkursie nagrody nie podlegają wymianie na inne, ani na równowartość pieniężną.
8. Kwoty nagród pieniężnych podanych przez organizatora są kwotami brutto. Uczestnikowi zostanie wypłacona kwota netto czyli pomniejszona o kwotę podatku zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych.
9. Uczestnik wyraża zgodę na nieodpłatną prezentację i powielanie przez Organizatorów nagrań wideo i zdjęć zawierających ich podobiznę wykonanych w czasie trwania konkursu oraz rozpowszechnianie ich w dowolnej formie, archiwizacją materiałów i promocją imprezy. Jednocześnie każdy uczestnik może zażądać od Organizatorów zaprzestania upublicznienia jego wizerunku w sytuacji, kiedy może to w istotny sposób naruszyć jego godność osobistą.
10. W szatni Cosplayerów mogą przebywać tylko uczestnicy konkursu, organizatorzy i obsługa wydarzenia Opolcon. W przypadku osób niepełnoletnich i/lub z niepełnosprawnościami wraz z nimi w szatni może przebywać opiekun.
11. Statyści i inni pomocnicy nie będą mogli przebywać w szatni.
12. Harmonogram konkursu zostanie podany bliżej terminu Festiwalu Fantastyki Opolcon 2023 w wiadomości mail.
13. Upomnienia oraz dyskwalifikacja rozpatrywane są indywidualnie przez organizatorów Konkursu między innymi w przypadkach:
    • uczestnik celowo zniszczył lub uszkodził kostium, rekwizyty lub scenografię należące do innej osoby biorącej udział w Konkursie.
    • uczestnik wykazał się zachowaniem o charakterze niesportowym w szczególności braku kultury wobec innych uczestników Konkursu, organizatorów, wolontariuszy lub uczestników festiwalu.
    • wystąpiła przemoc werbalna lub fizyczna ze strony uczestnika konkursu w stronę innego uczestnika konkursu, festiwalu, organizatora lub obsługi.

V. Dane osobowe

1. Zgłaszając się na Konkurs Cosplay, uczestnik akceptuje fakt, że organizator staje się administratorem jego danych osobowych oraz ma do nich dostęp w tym: wglądu i przetwarzania jego danych osobowych ze starannością i zgodnie z przepisami prawa, w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (“RODO”).
   Informacje o przetwarzaniu danych osobowych przez stowarzyszenie OKF Fenix znajduje się na stronie internetowej opolcon.pl
2. Podanie danych jest dobrowolne, przy czym ich niepodanie uniemożliwia udziału w Konkursie.
3. Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie i przechowywanie danych przesłanych przez niego do Organizatorów w celu:
   • organizacji oraz przeprowadzenia Konkursu,
   • wyłonienia Zwycięzców i przyznania, wydania, odbioru i rozliczenia nagród,
   • kontaktu z uczestnikami,
   • sporządzenia statystyk.
4. Dane osobowe uczestników konkursu na potrzeby jego przeprowadzenia, w szczególności doręczenia zwycięzcy nagrody mogą być przetwarzane przez podmioty prawne upoważnione przez Organizatorów.
5. Dane osobowe uczestników konkursu są przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia i rozstrzygnięcia konkursu oraz zakończenia wysyłki nagród, w zakresie udokumentowania rozliczeń konkursu przez okres wskazany w przepisach prawa tj, 5 lat od końca roku kalendarzowego.

VI. Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do:
   • Zmian terminów zgłoszeń np. do przedłużenia okresu przyjmowania zgłoszeń lub do zakończenia przyjmowania formularzy we wcześniejszym terminie.
   • Wprowadzania wszelkich zmian w niniejszym regulaminie bez konieczności wcześniejszego informowania uczestników.
   • Selekcji zgłoszeń.
   • Zmiany kategorii przyznania nagród.
   • Zmiany formuły Konkursu.
   • odwołania Konkursu.
2. Decyzje Organizatora są ostateczne i nie podlegają odwołaniu i zaskarżeniu
3. Kwestie nieuregulowane niniejszym Regulaminem rozstrzyga Organizator.
4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za uszkodzenia lub zniszczenie stroju.
5. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie obowiązuje Regulamin Ogólny imprezy oraz przepisy kodeksu cywilnego.
6. Działania medyczne względem uczestników konkursu będą przeprowadzane zgodnie z Ustawą z dnia 8 września 2006 r. o Państwowym Ratownictwie Medycznym (Dziennik Ustaw z 2006 r., Nr 191 poz. 1410) 
   Osoba udzielająca pierwszej pomocy może poświęcić dobra osobiste, a także dobra majątkowe np. strój w celu ratowania życia lub zdrowia  w zakresie w jakim jest to niezbędne.
7. Przy wypełnieniu i przesłaniu zgłoszenia na Konkurs Cosplay Festiwalu Fantastyki Opolcon 2023 jest równoznaczne z zapoznaniem się z treścią niniejszego regulaminu oraz jego całkowitą akceptacją. Uczestnik akceptuje również Regulamin Festiwalu Fantastyki Opolcon 2023. Nieznajomość regulaminów nie zwalnia z jego przestrzegania. Najbardziej aktualna wersja niniejszego regulaminu dostępna jest na stronie internetowej opolcon.pl

Wszelkie pytania i uwagi można kierować na adres e-mail: cosplay@opolcon.pl
gdzie odpowie na nie koordynator konkursu cosplay.