Regulamin konkursu cosplay

I. Informacje ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa warunki przeprowadzenia Konkursu Cosplay (zamiennie nazywanym Konkursem), odbywającego się 14.09.2024 r. w Opolu w ramach Festiwalu Fantastyki Opolcon 2024.
2. Organizatorem Konkursu jest Stowarzyszenie OKF Fenix, w ramach Festiwalu Fantastyki Opolcon 2024.
3. Konkurs będzie rozstrzygany przez jury wyznaczone przez Organizatora. Konkurs nie jest grą losową, zakładem wzajemnym ani loterią promocyjną, których wynik zależy od przypadku (przeprowadzenia losowania) w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dziennik Ustaw z 2009 r., Nr 201 poz. 1540).
4. Uczestnikiem Konkursu Cosplay może być wyłącznie osoba fizyczna, która najpóźniej w dniu rozpoczęcia Konkursu spełnia następujące warunki:
   • zapoznała się z treścią Regulaminu Ogólnego oraz Regulaminu Konkursu Cosplay i zaakceptowała jego postanowienia, 
   • jest osobą pełnoletnią,
   • osobą niepełnoletnią, która posiada podpisaną oraz wypełnioną przez opiekuna prawnego „Kartę Konwentowicza” według wzoru zamieszczonego na stronie internetowej www.opolcon.pl.
   • jest pełnoprawnym, akredytowanym uczestnikiem Konwentu (utrata
     akredytacji w wyniku złamania Regulaminu Ogólnego skutkuje wyłączeniem
     z Konkursu).
5. Konkurs ma na celu popularyzowanie fantastyki oraz środowiska cosplayowego w Polsce. Zadaniem uczestników Konkursu jest wykonanie kostiumów, przebranie się w strój oraz odgrywanie wybranej przez siebie postaci, prezentując się na scenie w trakcie trwania występów scenicznych Konkursu oraz przed jurorami w trakcie oceny indywidualnej.
6. Udział w Konkursie jest dobrowolny z obu stron.

II. Kwalifikacja stroju do Konkursu

1. Do Konkursu dopuszcza się strój który powstał na bazie:
   • komiksu, filmu, książki, serialu, gry komputerowej, mangi, anime, bajki bądź innych utworów popkultury (wymagane zdjęcia referencyjne w zgłoszeniu),
   • projektu własnej postaci (Original Character) – dopuszczony w ramach szczególnego przypadku przez Organizatorów Konkursu (utrzymany w odpowiedniej stylistyce bądź oryginalny projekt stroju – zwany też OC/Original Character).
2. Osoby zgłaszające się do Konkursu oświadczają, że:
   • ich strój został wykonany własnoręcznie przez uczestnika – dopuszczone są np. peruka, buty, soczewki itp. Jednak należy to zaznaczyć w formularzu zgłoszeniowym oraz poinformować jury podczas oceny indywidualnej (rundy jury),
   • wyrażają zgodę na wykorzystanie przez Organizatorów swojego wizerunku z Konkursu w celach informacyjnych i promocyjnych.
3. Do Konkursu dopuszcza się zgłoszenie stroju zakupionego (nie wykonanego przez uczestnika), co należy zaznaczyć w formularzu. Jednakże uczestnik będzie podlegał ocenie wyłącznie w kategorii Najlepszy występ sceniczny i Najlepszy debiut (o ile kwalifikuje się do tej kategorii), a zostanie wykluczony z kategorii Grand Prix i Najlepszy strój.
4. Strój nie musi mieć swojej premiery na Konkursie Cosplay Festiwalu Fantastyki Opolcon 2024.
   Uczestnik nie może wystawić swojego stroju, jeśli został już nagrodzony na innych podobnych konkursach w kategoriach Grand Prix, główną nagrodą bądź pierwszym miejscem w dowolnej kategorii w Polsce lub zagranicą.
5. Prezentacja i strój nie mogą zawierać motywów powszechnie uważanych za wulgarne lub obraźliwe, a także nie może zawierać odwołań politycznych, religijnych, obrażać mniejszości seksualnych oraz etnicznych.
6. W przypadku wprowadzenia w błąd Organizatorów Konkursu oraz jury i wystawienie stroju niewykonanego samodzielnie przez uczestnika i nie zgłoszenie tego skutkiem będzie dyskwalifikacja z Konkursu Cosplay oraz wykluczenie możliwości wzięcia udziału w kolejnym Konkursie Cosplay organizowanym na następnej edycji wydarzenia.

III. Zgłoszenia do Konkursu Cosplay

1. Uczestnictwo w Konkursie jest dobrowolne, a uczestnik zgłaszając się do Konkursu Cosplay akceptuje tym samym wszystkie zawarte w regulaminie postanowienia.
2. Zgłoszenia na Konkurs będą zbierane w terminie od 08.05.2024 r. do północy dnia 20.08.2024 r. za pomocą formularza zgłoszeniowego na stronie internetowej www.opolcon.pl
3. Zgłoszenie powinno zawierać:
   • imię i nazwisko, datę urodzenia uczestnika,
   • pseudonim artystyczny,
   • adres email, numer telefonu (służący do szybszego kontaktu między uczestnikiem a Organizatorem),
   • nazwę przedstawionej postaci oraz źródło/serię z jakiego pochodzi,
   • rodzaj przygotowanej prezentacji scenicznej – solo/grupa (w przypadku zgłoszenia grupowego należy podać liczbę osób),
   • krótki opis wykonania technicznego stroju,
   • krótki opis występu, spis rekwizytów i ewentualnych statystów, przewidywany czas trwania występu, zapotrzebowanie na ławki i krzesła potrzebne do scenki,
   • zapowiedź sceniczną,
   • przewidywany czas przygotowania się do pełnej prezentacji stroju (czas
     potrzebny do przebrania się w cosplay),
   • informacje o zdobytych nagrodach w zgłaszanym stroju, liczba konkursów cosplay, w których brało się udział,
   • numer ICE,
   • inne ważne informacje dla Organizatora.
4. Dodatkowo Organizatorzy będą wymagać dosłania drogą mailową:
   • zdjęcia referencyjnego postaci,
   • podkładu muzycznego do scenki.
5. Jako dodatek uczestnicy Konkursu mogą przesłać Organizatorom historię postępu prac nad swoim strojem z dostępnymi zdjęciami i opisami wykonania stroju.
6. Zgłaszający się do Konkursu uczestnik oświadcza, że wszystkie informacje podane w formularzu zgłoszeniowym są prawdziwe.
7. Organizatorzy nie modyfikują ani nie poprawiają nadesłanych plików. Jeżeli pliki nie są zgodne z regulaminem Konkursu, zgłoszenie będzie traktowane jako niekompletne.
8. Do 04.09.2024 r. uczestnicy otrzymają informację zwrotną o zakwalifikowaniu się do Konkursu lub odrzuceniu zgłoszenia oraz mogą zostać poproszeni o skorygowanie informacji lub plików dołączonych do formularza zgłoszeniowego.
9. Po zamknięciu zgłoszeń nie ma możliwości dodania do zgłoszenia kolejnych postaci lub zmiany zgłoszonego stroju na inny. W wyjątkowych sytuacjach należy się skontaktować z Organizatorem drogą mailową.
10. Do 05.09.2024 r. zakwalifikowani uczestnicy mogą dokonać zmian lub korekt
    w informacjach lub plikach dołączonych do formularza zgłoszeniowego. Każda zmiana musi zostać zatwierdzona przez Organizatorów Konkursu. Niezatwierdzone zmiany uznaje się za nieobowiązujące.
11. Zgłoszenia niekompletne, zawierające niepoprawne treści, wulgaryzmy itp. lub nadesłane po upływie terminu przyjmowania zgłoszeń mogą zostać odrzucone przez Organizatorów Konkursu.
12. W przypadku wyjątkowo dużej liczby zgłoszeń Organizatorzy Konkursu zastrzegają sobie prawo do selekcji zgłoszeń i odrzucenia części z nich. Liczba miejsc jest ograniczona.
13. Uczestnik zobowiązuje się o jak najszybszym poinformowaniu Organizatorów o rezygnacji z Konkursu, bez względu na to czy otrzymał informację o akceptacji lub odrzuceniu zgłoszenia.
14. Organizatorzy mogą odrzucić zgłoszenie bez podania przyczyny.
15. W przypadku gdy liczba zgłoszeń przekroczy liczbę dostępnych w Konkursie miejsc, Organizatorzy będą przyjmować zgłoszenia w ich oczach najlepsze.
16. Kolejność zgłoszeń nie ma wpływu na przyjęcie lub odrzucenie zgłoszenia.
17. Od decyzji Organizatora o odrzuceniu zgłoszenia nie ma odwołania.

IV. Występy sceniczne

1. Występ sceniczny nie może trwać krócej niż 30 sekund i nie dłużej niż 3 minuty.
2. W uzasadnionych przypadkach np. występ grupowy istnieje możliwość wydłużenia czasu za zgodą Organizatorów Konkursu.
3. Istnieje CAŁKOWITY zakaz używania pirotechniki oraz innych materiałów, które mogą zaszkodzić życiu lub zdrowiu uczestników wydarzenia i Konkursu.
4. Zabrania się na scenie:
   • korzystania z przedmiotów zagrażających zdrowiu i życiu uczestnikom Konkursu lub publiczności,
   • korzystania z otwartego ognia, świec dymnych i efektów pirotechnicznych,
   • używania uciążliwych substancji między innymi konfetti, brokat, pierze, piasek, sztuczna krew itp.,
   • rzucania czymkolwiek w publiczność,
   • wnoszenia alkoholu i innych środków odurzających,
   • używania wulgarnego języka,
   • zachowań o zbytnim nacechowaniu erotycznym,
   • promowania nagości oraz używek,
   • łamania ogólnoprzyjętych norm moralnych,
   • wyśmiewania poglądów religijnych i kulturowych oraz ubliżania osobom trzecim.
5. Obsługa konwentu nie może czynnie uczestniczyć w występach scenicznych.
6. W przypadku występu grupowego, zgłasza go przedstawiciel grupy, wpisując w jednym formularzu wszystkich członków.
7. Kostium prezentowany podczas występów scenicznych musi być tym samym kostiumem prezentowanym podczas rundy jury, dopuszczone są proste poprawki takie jak odświeżenie makijażu.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w scenariuszu występu, np. do długości trwania scenki, po uprzednim poinformowaniu uczestnika.
9. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do anulowania lub przerwania występu
   i usunięcia uczestnika ze sceny, jeżeli jego zachowanie łamie regulamin Konkursu.
10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zachowanie uczestnika Konkursu oraz
    za uszczerbki zdrowotne związane z nieodpowiednim użytkowaniem sceny.
11. Występ sceniczny nie może być kopią istniejących występów osób trzecich (zgłaszając się do udziału w Konkursie, uczestnik oświadcza iż prezentowana scenka nie narusza praw innych osób, w tym praw osobistych, materialnych oraz autorskich).

V. Przebieg Konkursu:

1. Przebieg Konkursu:
   • próba cosplay:
     • ma na celu sprawdzenie frekwencji uczestników Konkursu,
     • uczestnicy pod opieką Organizatorów i technicznych przećwiczą swój występ,
     • próba powinna odzwierciedlać jak najwierniej właściwy występ jednak nie ma obowiązku uczestnictwa w niej w pełnym stroju,
     • godzina próby zostanie podana drogą mailową zakwalifikowanym uczestnikom Konkursu.
   • runda jury:
     • spotkanie indywidualne między uczestnikiem Konkursu a jury, podczas którego zostanie sprawdzony strój, jakość jego wykonania, użyte techniki i zgodność z materiałami referencyjnymi nadesłanymi w formularzu,
     • jury może zadać również pytania do uczestnika,
     • godzina rundy jury zostanie podana drogą mailową zakwalifikowanym uczestnikom Konkursu.
   • występy sceniczny – prezentacja strojów na scenie przed publicznością,
   • obrady jury,
   • ogłoszenie wyników.
2. Runda jury i próba cosplay przed występem scenicznym są obowiązkowe dla każdego uczestnika w czasie wyznaczonym przez Organizatora Konkursu. Nieobecność na nich jest uznawana za rezygnację z uczestnictwa w Konkursie.
3. Rozwiązaniem Konkursu będzie przyznanie nagród w kategoriach:
   • Grand Prix – za całokształt,
   • Najlepszy występ sceniczny,
   • Najlepszy strój,
   • Najlepszy debiut – w tej kategorii mogą uczestniczyć tylko osoby które brały udział w scenicznych konkursach cosplay nie więcej niż trzy razy. Osoby które zdobyły kiedykolwiek miejsce na podium w Konkursie Cosplay nie mogą startować w tej kategorii.
4. Jury przysługuje prawo do przyznania wyróżnień.
5. Decyzja jury jest ostateczna, bez możliwości odwoływania się bądź zaskarżenia.
6. Na dyplomach znajdować się będzie wyłącznie pseudonim zgłoszony przez uczestnika w formularzu.
7. W przypadku chęci posiadania dyplomu z imieniem i nazwiskiem należy zgłosić to Organizatorom po rozdaniu nagród Konkursu Cosplay.
8. Zwycięzcy w kategorii Grand Prix przysługuje przywilej zasiadania w gronie jury podczas kolejnej edycji Konkursu Cosplay Festiwalu Fantastyki Opolcon.
9. Przyznane w Konkursie nagrody nie podlegają wymianie na inne, ani na równowartość pieniężną.
10. Kwoty nagród pieniężnych podanych przez Organizatora są kwotami brutto. Uczestnikowi zostanie wypłacona kwota netto, czyli pomniejszona o kwotę podatku zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych.
11. Uczestnik wyraża zgodę na nieodpłatną prezentację i powielanie przez Organizatorów nagrań wideo i zdjęć zawierających jego podobiznę, wykonanych w czasie trwania Konkursu oraz rozpowszechnianie ich w dowolnej formie, archiwizację materiałów i promocję imprezy. Jednocześnie każdy uczestnik może zażądać od Organizatorów zaprzestania upublicznienia jego wizerunku w sytuacji, kiedy może to w istotny sposób naruszyć jego godność osobistą.
12. W szatni cosplayerów mogą przebywać tylko uczestnicy Konkursu, Organizatorzy i obsługa wydarzenia Opolcon. W przypadku osób niepełnoletnich i/lub z niepełnosprawnościami wraz z nimi w szatni może przebywać opiekun.
13. Statyści i inni pomocnicy nie będą mogli przebywać w szatni. W uzasadnionych przypadkach Organizator może zadecydować inaczej.
14. Harmonogram Konkursu zostanie podany bliżej terminu Festiwalu Fantastyki Opolcon 2024 w wiadomości mail.
15. Upomnienia oraz dyskwalifikacja rozpatrywane są indywidualnie przez Organizatorów Konkursu m.in. w przypadkach:
    • uczestnik celowo zniszczył lub uszkodził kostium, rekwizyty lub scenografię należące do innej osoby biorącej udział w Konkursie,
    • uczestnik wykazał się zachowaniem o charakterze niesportowym w szczególności braku kultury wobec innych uczestników Konkursu, Organizatorów, wolontariuszy lub uczestników festiwalu,
    • wystąpiła przemoc werbalna lub fizyczna ze strony uczestnika Konkursu w stronę innego uczestnika konkursu, festiwalu, Organizatora lub obsługi.

VI. Dane osobowe

1. Zgłaszając się na Konkurs Cosplay, uczestnik akceptuje fakt, że Organizator staje się administratorem jego danych osobowych oraz ma do nich dostęp w tym wglądu i przetwarzania jego danych osobowych ze starannością i zgodnie z przepisami prawa, w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”).
2. Informacje o przetwarzaniu danych osobowych przez Stowarzyszenie OKF Fenix znajduje się na stronie internetowej www.opolcon.pl.
3. Podanie danych jest dobrowolne, przy czym ich niepodanie uniemożliwia udział w Konkursie.
4. Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie i przechowywanie danych przesłanych przez niego do Organizatorów w celu:
   • organizacji oraz przeprowadzenia Konkursu,
   • wyłonienia Zwycięzców i przyznania, wydania, odbioru i rozliczenia nagród,
   • kontaktu z uczestnikami,
   • sporządzenia statystyk.
5. Dane osobowe uczestników Konkursu na potrzeby jego przeprowadzenia, w szczególności doręczenia zwycięzcy nagrody mogą być przetwarzane przez podmioty prawne upoważnione przez Organizatorów.
6. Dane osobowe uczestników Konkursu są przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia i rozstrzygnięcia Konkursu oraz zakończenia wysyłki nagród, w zakresie udokumentowania rozliczeń Konkursu przez okres wskazany w przepisach prawa, tj. 5 lat od końca roku kalendarzowego.

VII. Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do:
   • zmian terminów zgłoszeń np. do przedłużenia okresu przyjmowania zgłoszeń lub do zakończenia przyjmowania formularzy we wcześniejszym terminie,
   • wprowadzania wszelkich zmian w niniejszym regulaminie bez konieczności wcześniejszego informowania uczestników, za wyjątkiem uczestników, którzy wysłali zgłoszenie przed zmianą.
   • selekcji zgłoszeń,
   • zmiany kategorii przyznania nagród,
   • zmiany formuły Konkursu,
   • odwołania Konkursu.
2. Decyzje Organizatora są ostateczne i nie podlegają odwołaniu i zaskarżeniu.
3. Kwestie nieuregulowane niniejszym Regulaminem rozstrzyga Organizator.
4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za uszkodzenia lub zniszczenie stroju.
5. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie obowiązuje Regulamin Ogólny imprezy oraz przepisy kodeksu cywilnego.
6. Działania medyczne względem uczestników Konkursu będą przeprowadzane zgodnie z Ustawą z dnia 8 września 2006 r. o Państwowym Ratownictwie Medycznym (Dziennik Ustaw z 2006 r., Nr 191 poz. 1410). Osoba udzielająca pierwszej pomocy może poświęcić dobra osobiste, a także dobra majątkowe, np. strój w celu ratowania życia lub zdrowia w zakresie, w jakim jest to niezbędne.
7. Przy wypełnieniu i przesłaniu zgłoszenia na Konkurs Cosplay Festiwalu Fantastyki Opolcon 2024 jest równoznaczne z zapoznaniem się z treścią niniejszego regulaminu oraz jego całkowitą akceptacją. Uczestnik akceptuje również Regulamin Festiwalu Fantastyki Opolcon 2024. Nieznajomość regulaminu nie zwalnia z jego przestrzegania. Najbardziej aktualna wersja niniejszego regulaminu dostępna jest na stronie internetowej www.opolcon.pl

Wszelkie pytania i uwagi można kierować na adres e-mail: cosplay@opolcon.pl,
gdzie odpowie na nie koordynator Konkursu Cosplay.