REGULAMIN WYSTAWCÓW

FESTIWALU FANTASTYKI OPOLCON 2026

1. Postanowienia ogólne
   1. Niniejszy Regulamin (zwany dalej „Regulaminem”) określa zasady uczestnictwa oraz obowiązki wystawców podczas Festiwalu Fantastyki Opolcon 2026 (zwanego dalej „Festiwalem”), organizowanego przez:
      • Stowarzyszenie OKF Fenix z siedzibą w Opolu (ul. ks. Konstantego Damrota 4/15, 45-064 Opole)

      zwanego dalej „Organizatorem”.

   2. Regulamin obowiązuje wszystkie podmioty gospodarcze, osoby fizyczne, instytucje oraz zarejestrowanych przedsiębiorców, którzy zgłosili się do udziału w Festiwalu jako wystawcy, zwanych dalej „Wystawcami”.
   3. Każdy Wystawca, poprzez dokonanie zgłoszenia oraz zaakceptowanie niniejszego Regulaminu, zobowiązuje się do przestrzegania zasad w nim zawartych oraz przepisów porządkowych obowiązujących na terenie Festiwalu.
   4. Festiwal odbędzie się w dniach 11.09.2026 – 13.09.2026 na terenach:
      • Zespołu Szkół Elektrycznych w Opolu, ul. Tadeusza Kościuszki 39, 45-063 Opole, który stanowi główną lokalizację przestrzeni wystawienniczej Festiwalu.
      • Zespołu Szkół Ekonomicznych w Opolu (tzw. „Sleep”), ul. Tadeusza Kościuszki 43, 45-063 Opole – możliwość sprzedaży w ciągu trzech dni festiwalu od piątku (17:00) do niedzieli (14:00), w tym sprzedaż w nocy.
      • Publicznego Liceum Ogólnokształcącego nr 8, ul. Ozimska 48A, 45-368 Opole – możliwość sprzedaży wyłącznie w piątek oraz w sobotę. Lokalizacja dostępna dla ograniczonej liczby stoisk z listy rezerwowej.
2. Warunki uczestnictwa
   1. Zgłoszenie uczestnictwa
      Zgłoszenia odbywają się za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Festiwalu (www.opolcon.pl). Termin nadsyłania zgłoszeń upływa 28 czerwca 2026 r. o godzinie 23:59.
   2. Akceptacja zgłoszenia
      Organizator zobowiązuje się do ogłoszenia wyników najpóźniej do dnia 12.07.2026 do godziny 23:59. Organizator zastrzega sobie prawo do selekcji zgłoszeń. Przyjęcie zgłoszenia potwierdzane jest mailowo. Organizator nie ma obowiązku uzasadniania decyzji odmownej.
   3. Opłaty za udział
      Wystawca jest zobowiązany do uiszczenia opłaty zgodnie z ustalonym cennikiem w ciągu 14 dni od otrzymania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. Brak wpłaty w tym terminie skutkuje anulowaniem zgłoszenia.
   4. Anulowanie zgłoszenia przez Wystawcę
      • do 31.07.2026 – zwrot pełnej opłaty,
      • od 01.08.2026 do 16.08.2026 – zwrot 50% opłaty,
      • po 17.08.2026 – brak zwrotu wniesionej opłaty.
   5. Akredytacja Wystawców
      Każdy Wystawca oraz osoby obsługujące stoisko otrzymają identyfikatory i smycze, które należy odebrać w punkcie akredytacyjnym.
   6. Przestrzeganie przepisów
      Obowiązuje zakaz:
      • sprzedaży alkoholu, napojów energetycznych, tytoniu i e-papierosów,
      • sprzedaży broni, amunicji, pirotechniki,
      • sprzedaży podróbek oraz towarów niewiadomego pochodzenia,
      • prezentowania treści nienawistnych, obraźliwych, religijnie kontrowersyjnych lub wygenerowanych przez sztuczną inteligencję w sposób mogący wprowadzać w błąd,
      • podnajmu stoiska bez pisemnej zgody Organizatora.
3. Płatności
   1. Wysokość opłat
      1. Dla firm:
         400 zł brutto za pierwszy stół
         275 zł brutto za każdy kolejny stół
      2. Dla stoisk rękodzielniczych:
         250 zł brutto za pierwszy stół
         175 zł brutto za każdy kolejny stół
   2. Termin i forma płatności
      Płatność należy uiścić przelewem bankowym w ciągu 14 dni od otrzymania wiadomości potwierdzającej przyjęcie. W tytule przelewu należy podać nazwę stoiska.
   3. Faktura
      Faktury bez VAT wystawiane są do 10 dni roboczych od zaksięgowania wpłaty.
   4. Zwrot opłat i korekty
      Zwroty realizowane są zgodnie z warunkami wskazanymi w punkcie 2.4. W przypadku konieczności korekty faktury należy zgłosić się przed dokonaniem płatności.
   5. Zwolnienie z opłat
      Organizator w uzasadnionych przypadkach może zwolnić wystawcę z opłaty za stoisko.
4. Organizacja stoisk
   1. Montaż/demontaż
      Godziny montażu i demontażu stoisk zostaną podane w osobnym mailu maksymalnie 7 dni przed rozpoczęciem wydarzenia.
   2. Bezpieczeństwo i porządek
      Wystawca zobowiązany jest do utrzymania czystości oraz przestrzegania zasad BHP, PPOŻ i regulaminów obowiązujących na terenie placówki.
   3. Indywidualna zabudowa
      Wymaga wcześniejszej zgody Organizatora oraz zgodności z wytycznymi technicznymi.
   4. Godziny otwarcia strefy wystawowej dla wystawców
      • 11.09.2026: 15:30–21:30
      • 12.09.2026: 08:00–21:30
      • 13.09.2026: 08:00–16:00 [Zamknięte dla LO8]
        Poza tymi godzinami budynek będzie zamknięty i zabezpieczony.
   5. Godziny otwarcia strefy wystawowej dla uczestników
      • 11.09.2026: 17:00–21:00
      • 12.09.2026: 09:00–21:00
      • 13.09.2026: 09:00–14:00 [Zamknięte dla LO8]
        Poza tymi godzinami budynek będzie zamknięty i zabezpieczony.
   6. Stoły od organizatora
      Stoły szkolne posiadają rozmiar 130 cm x 50 cm.
   7. Własny stół
      Wystawca bez uprzedniego zgłoszenia nie może dostawić własnych stołów.
      Posiadanie własnego stołu nie obniża ceny wystawienia się.
5. Reklama i ekspozycja
   1. Reklama może być prowadzona wyłącznie w obrębie własnego stoiska.
   2. Promocja poza stoiskiem wymaga pisemnej zgody Organizatora.
   3. Sprzęt audio i wideo dopuszczony pod warunkiem nienaruszania komfortu innych wystawców.
   4. Zakaz wykorzystywania logotypów Festiwalu bez zgody Organizatora.
   5. Cenniki produktów muszą być widoczne, czytelne i wyrażone w PLN.
6. Odpowiedzialność
   1. Wystawca odpowiada za swoje stoisko, wyposażenie i personel.
   2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za straty powstałe z winy Wystawcy lub osób trzecich.
   3. Wszelkie atrakcje (konkursy itp.) muszą być zgłoszone i zatwierdzone przez Organizatora.
   4. Organizator ma prawo usunąć stoiska z treściami niezgodnymi z prawem lub dobrymi obyczajami.
   5. Organizator nie zapewnia osób do wnoszenia i wynoszenia towaru do budynku.
7. Postanowienia końcowe
   1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu, miejsca i regulaminu Festiwalu. Wystawcy zostaną powiadomieni mailowo.
   2. W przypadku odwołania Festiwalu z przyczyn niezależnych, obowiązują ogólne zasady zwrotów.
   3. Reklamacje można składać do 7 dni roboczych po zakończeniu Festiwalu.
   4. Nieprzestrzeganie Regulaminu może skutkować natychmiastowym usunięciem z Festiwalu bez zwrotu opłat.
   5. Spory rozstrzygane są według prawa polskiego, przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
   6. Oficjalnym mailem kontaktowym jest wystawcy@opolcon.pl.

Cennik