Regulamin wystawców

I. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin (zwany dalej „Regulaminem”) określa zasady uczestnictwa oraz obowiązki wystawców podczas Festiwalu Fantastyki OPOLCON 2025 (zwanego dalej „Festiwalem”), organizowanego przez:
    •  Stowarzyszenie OKF Fenix z siedzibą w Opolu (Ks. Konstantego Damrota 4/15, 45-064 Opole),
    • Zespoł Szkół Elektrycznych (ul. Tadeusza Kościuszki 39, 45-063 Opole)
    • Zespół Szkół Ekonomicznych tzw. „Sleep” (ul. Tadeusza Kościuszki 43, 45-063 Opole)
    • Publiczne Liceum Ogólnokszkałcące nr 8 (ul. Ozimska 48A, 45-368 Opole)
      zwanych dalej „Organizatorem”.
  2. Regulamin obowiązuje wszystkie podmioty gospodarcze, osoby fizyczne, instytucje oraz zarejestrowanych przedsiębiorców, którzy zgłosili się do udziału w Festiwalu jako wystawcy, zwanych dalej „Wystawcami”.
  3. Każdy Wystawca, poprzez dokonanie zgłoszenia oraz zaakceptowanie niniejszego Regulaminu, zobowiązuje się do przestrzegania zasad w nim zawartych oraz przepisów porządkowych obowiązujących na terenie Festiwalu.
  4. Festiwal odbędzie się w dniach 19.09.2025 – 21.09.2025 na terenach:
    • Zespołu Szkół Elektrycznych w Opolu, ul. Tadeusza Kościuszki 39, 45-063 Opole który stanowi główną lokalizację przestrzeni wystawienniczej Festiwalu.
    • Zespołu Szkół Ekonomicznych w Opolu (tzw. „Sleep”), ul. Tadeusza Kościuszki 43, 45-063 Opole – możliwość sprzedaży w ciągu trzech dni festiwalu od piątku (18:00) do niedzieli (12:00), w tym sprzedaż w nocy.
    • Publiczne Liceum Ogólnokszkałcące nr 8, ul. Ozimska 48A, 45-368 Opole – możliwość sprzedaży wyłącznie w piątek oraz w sobotę. Lokalizacja dostępna dla ograniczonej liczby stoisk z listy rezerwowej.

II. Warunki uczestnictwa

  1. Zgłoszenie uczestnictwa
    Zgłoszenia odbywają się za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Festiwalu (www.opolcon.pl). Termin nadsyłania zgłoszeń upływa 30 czerwca 2025 r. o godzinie 23:59.
  2. Akceptacja zgłoszenia
    Organizator zobowiązuje się do ogłoszenia wyników najpóźniej do dnia 14.07.2025 do godziny 23:59. Organizator zastrzega sobie prawo do selekcji zgłoszeń. Przyjęcie zgłoszenia potwierdzane jest mailowo. Organizator nie ma obowiązku uzasadniania decyzji odmownej.
  3. Opłaty za udział
    Wystawca jest zobowiązany do uiszczenia opłaty zgodnie z ustalonym cennikiem w ciągu 14 dni od otrzymania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. Brak wpłaty w tym terminie skutkuje anulowaniem zgłoszenia.
  4. Anulowanie zgłoszenia przez Wystawcę
    • do 31.07.2025 – zwrot pełnej opłaty,
    • od 01.08.2025 do 10.08.2025 – zwrot 50% opłaty,
    • po 11.08.2025 – brak zwrotu wniesionej opłaty.
  5. Przydział stoiska
    Organizator przydziela miejsce wystawiennicze w oparciu o dostępność i charakter zgłoszenia. Nie ma możliwości zmiany lokalizacji ani rozbudowy stoiska po rozpoczęciu Festiwalu.
  6. Akredytacja Wystawców
    Każdy Wystawca oraz osoby obsługujące stoisko otrzymają identyfikatory i smycze, które należy odebrać w punkcie akredytacyjnym.
  7. Przestrzeganie przepisów
    Obowiązuje zakaz:
    • sprzedaży alkoholu, napojów energetycznych, tytoniu i e-papierosów,
    • sprzedaży broni, amunicji, pirotechniki,
    • prezentowania treści nienawistnych, obraźliwych, religijnie kontrowersyjnych lub wygenerowanych przez sztuczną inteligencję w sposób mogący wprowadzać w błąd,
    • podnajmu stoiska bez pisemnej zgody Organizatora.

III. Płatności

  1. Wysokość opłat
    Szczegółowy cennik stoisk i dodatkowych usług (np. prąd, meble) dostępny jest na stronie Festiwalu. Koszt zależy od wielkości stoiska i zapotrzebowania.
  2. Termin i forma płatności
    Płatność należy uiścić przelewem bankowym w ciągu 14 dni od otrzymania wiadomości potwierdzającej przyjęcie. W tytule przelewu należy podać nazwę stoiska.
  3. Faktura
    Faktury bez VAT wystawiane są do 10 dni roboczych od zaksięgowania wpłaty.
  4. Zwrot opłat i korekty
    Zwroty realizowane są zgodnie z warunkami wskazanymi w punkcie 2.4. W przypadku konieczności korekty faktury należy zgłosić się przed dokonaniem płatności.1

IV. Organizacja stoisk

  1. Montaż/demontaż
    Godziny montażu i demontażu stoisk zostaną podane w osobnym mailu maksymalnie 14 dni przed rozpoczęciem wydarzenia.
  2. Bezpieczeństwo i porządek
    Wystawca zobowiązany jest do utrzymania czystości oraz przestrzegania zasad BHP, PPOŻ i regulaminów obowiązujących na terenie placówki.
  3. Indywidualna zabudowa
    Wymaga wcześniejszej zgody Organizatora oraz zgodności z wytycznymi technicznymi.
  4. Godziny otwarcia strefy wystawowej dla wystawców
    • 19.09.2025: 15:30-21:30 
    • 20.09.2025: 08:00-21:30 
    • 21.09.2025: 08:00-16:00 [Zamknięte dla LO8]
      Poza tymi godzinami budynek będzie zamknięty i zabezpieczony.
  5. Godziny otwarcia strefy wystawowej dla uczestników 
    • 19.09.2025: 17:00-21:00 
    • 20.09.2025: 09:00-21:00 
    • 21.09.2025: 09:00-14:00 [Zamknięte dla LO8]
      Poza tymi godzinami budynek będzie zamknięty i zabezpieczony.

V. Reklama i ekspozycja

  1. Reklama może być prowadzona wyłącznie w obrębie własnego stoiska.
  2. Promocja poza stoiskiem wymaga pisemnej zgody Organizatora.
  3. Sprzęt audio i wideo dopuszczony pod warunkiem nienaruszania komfortu innych wystawców.
  4. Zakaz wykorzystywania logotypów Festiwalu bez zgody Organizatora.
  5. Cenniki produktów muszą być widoczne, czytelne i wyrażone w PLN.
  6. Sprzedaż podróbek oraz towarów niewiadomego pochodzenia jest zabroniona.

VI. Odpowiedzialność

  1. Wystawca odpowiada za swoje stoisko, wyposażenie i personel.
  2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za straty powstałe z winy Wystawcy lub osób trzecich.
  3. Wszelkie atrakcje (konkursy itp.) muszą być zgłoszone i zatwierdzone przez Organizatora.
  4. Organizator ma prawo usunąć stoiska z treściami niezgodnymi z prawem lub dobrymi obyczajami.

VII. Postanowienia końcowe

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu, miejsca i regulaminu Festiwalu. Wystawcy zostaną powiadomieni mailowo.
  2. W przypadku odwołania Festiwalu z przyczyn niezależnych, obowiązują ogólne zasady zwrotów.
  3. Reklamacje można składać do 7 dni roboczych po zakończeniu Festiwalu.
  4. Nieprzestrzeganie Regulaminu może skutkować natychmiastowym usunięciem z Festiwalu bez zwrotu opłat.
  5. Spory rozstrzygane są według prawa polskiego, przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

Cennik

Dla firm350 zł za pierwszy stół 
+250 zł za 2, 3, 4 i 5 stół 
Dla stoisk200 zł za pierwszy stół
Handmade +150 zł za każdy kolejny

Krzesła wliczone w cenę stoiska po wcześniejszym zgłoszeniu 

Prąd wliczony w cenę stoiska po wcześniejszym zgłoszeniu 

 

Skip to content