I. Postanowienia ogólne
- Niniejszy Regulamin (zwany dalej „Regulaminem”) określa zasady uczestnictwa oraz obowiązki wystawców podczas Festiwalu Fantastyki OPOLCON 2025 (zwanego dalej „Festiwalem”), organizowanego przez:
- Stowarzyszenie OKF Fenix z siedzibą w Opolu (Ks. Konstantego Damrota 4/15, 45-064 Opole),
- Zespoł Szkół Elektrycznych (ul. Tadeusza Kościuszki 39, 45-063 Opole)
- Zespół Szkół Ekonomicznych tzw. „Sleep” (ul. Tadeusza Kościuszki 43, 45-063 Opole)
- Publiczne Liceum Ogólnokszkałcące nr 8 (ul. Ozimska 48A, 45-368 Opole)
zwanych dalej „Organizatorem”.
- Regulamin obowiązuje wszystkie podmioty gospodarcze, osoby fizyczne, instytucje oraz zarejestrowanych przedsiębiorców, którzy zgłosili się do udziału w Festiwalu jako wystawcy, zwanych dalej „Wystawcami”.
- Każdy Wystawca, poprzez dokonanie zgłoszenia oraz zaakceptowanie niniejszego Regulaminu, zobowiązuje się do przestrzegania zasad w nim zawartych oraz przepisów porządkowych obowiązujących na terenie Festiwalu.
- Festiwal odbędzie się w dniach 19.09.2025 – 21.09.2025 na terenach:
- Zespołu Szkół Elektrycznych w Opolu, ul. Tadeusza Kościuszki 39, 45-063 Opole który stanowi główną lokalizację przestrzeni wystawienniczej Festiwalu.
- Zespołu Szkół Ekonomicznych w Opolu (tzw. „Sleep”), ul. Tadeusza Kościuszki 43, 45-063 Opole – możliwość sprzedaży w ciągu trzech dni festiwalu od piątku (18:00) do niedzieli (12:00), w tym sprzedaż w nocy.
- Publiczne Liceum Ogólnokszkałcące nr 8, ul. Ozimska 48A, 45-368 Opole – możliwość sprzedaży wyłącznie w piątek oraz w sobotę. Lokalizacja dostępna dla ograniczonej liczby stoisk z listy rezerwowej.
II. Warunki uczestnictwa
- Zgłoszenie uczestnictwa
Zgłoszenia odbywają się za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Festiwalu (www.opolcon.pl). Termin nadsyłania zgłoszeń upływa 30 czerwca 2025 r. o godzinie 23:59. - Akceptacja zgłoszenia
Organizator zobowiązuje się do ogłoszenia wyników najpóźniej do dnia 14.07.2025 do godziny 23:59. Organizator zastrzega sobie prawo do selekcji zgłoszeń. Przyjęcie zgłoszenia potwierdzane jest mailowo. Organizator nie ma obowiązku uzasadniania decyzji odmownej. - Opłaty za udział
Wystawca jest zobowiązany do uiszczenia opłaty zgodnie z ustalonym cennikiem w ciągu 14 dni od otrzymania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. Brak wpłaty w tym terminie skutkuje anulowaniem zgłoszenia. - Anulowanie zgłoszenia przez Wystawcę
- do 31.07.2025 – zwrot pełnej opłaty,
- od 01.08.2025 do 10.08.2025 – zwrot 50% opłaty,
- po 11.08.2025 – brak zwrotu wniesionej opłaty.
- Przydział stoiska
Organizator przydziela miejsce wystawiennicze w oparciu o dostępność i charakter zgłoszenia. Nie ma możliwości zmiany lokalizacji ani rozbudowy stoiska po rozpoczęciu Festiwalu. - Akredytacja Wystawców
Każdy Wystawca oraz osoby obsługujące stoisko otrzymają identyfikatory i smycze, które należy odebrać w punkcie akredytacyjnym. - Przestrzeganie przepisów
Obowiązuje zakaz:- sprzedaży alkoholu, napojów energetycznych, tytoniu i e-papierosów,
- sprzedaży broni, amunicji, pirotechniki,
- prezentowania treści nienawistnych, obraźliwych, religijnie kontrowersyjnych lub wygenerowanych przez sztuczną inteligencję w sposób mogący wprowadzać w błąd,
- podnajmu stoiska bez pisemnej zgody Organizatora.
III. Płatności
- Wysokość opłat
Szczegółowy cennik stoisk i dodatkowych usług (np. prąd, meble) dostępny jest na stronie Festiwalu. Koszt zależy od wielkości stoiska i zapotrzebowania. - Termin i forma płatności
Płatność należy uiścić przelewem bankowym w ciągu 14 dni od otrzymania wiadomości potwierdzającej przyjęcie. W tytule przelewu należy podać nazwę stoiska. - Faktura
Faktury bez VAT wystawiane są do 10 dni roboczych od zaksięgowania wpłaty. - Zwrot opłat i korekty
Zwroty realizowane są zgodnie z warunkami wskazanymi w punkcie 2.4. W przypadku konieczności korekty faktury należy zgłosić się przed dokonaniem płatności.1
IV. Organizacja stoisk
- Montaż/demontaż
Godziny montażu i demontażu stoisk zostaną podane w osobnym mailu maksymalnie 14 dni przed rozpoczęciem wydarzenia. - Bezpieczeństwo i porządek
Wystawca zobowiązany jest do utrzymania czystości oraz przestrzegania zasad BHP, PPOŻ i regulaminów obowiązujących na terenie placówki. - Indywidualna zabudowa
Wymaga wcześniejszej zgody Organizatora oraz zgodności z wytycznymi technicznymi. - Godziny otwarcia strefy wystawowej dla wystawców
- 19.09.2025: 15:30-21:30
- 20.09.2025: 08:00-21:30
- 21.09.2025: 08:00-16:00 [Zamknięte dla LO8]
Poza tymi godzinami budynek będzie zamknięty i zabezpieczony.
- Godziny otwarcia strefy wystawowej dla uczestników
- 19.09.2025: 17:00-21:00
- 20.09.2025: 09:00-21:00
- 21.09.2025: 09:00-14:00 [Zamknięte dla LO8]
Poza tymi godzinami budynek będzie zamknięty i zabezpieczony.
V. Reklama i ekspozycja
- Reklama może być prowadzona wyłącznie w obrębie własnego stoiska.
- Promocja poza stoiskiem wymaga pisemnej zgody Organizatora.
- Sprzęt audio i wideo dopuszczony pod warunkiem nienaruszania komfortu innych wystawców.
- Zakaz wykorzystywania logotypów Festiwalu bez zgody Organizatora.
- Cenniki produktów muszą być widoczne, czytelne i wyrażone w PLN.
- Sprzedaż podróbek oraz towarów niewiadomego pochodzenia jest zabroniona.
VI. Odpowiedzialność
- Wystawca odpowiada za swoje stoisko, wyposażenie i personel.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za straty powstałe z winy Wystawcy lub osób trzecich.
- Wszelkie atrakcje (konkursy itp.) muszą być zgłoszone i zatwierdzone przez Organizatora.
- Organizator ma prawo usunąć stoiska z treściami niezgodnymi z prawem lub dobrymi obyczajami.
VII. Postanowienia końcowe
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu, miejsca i regulaminu Festiwalu. Wystawcy zostaną powiadomieni mailowo.
- W przypadku odwołania Festiwalu z przyczyn niezależnych, obowiązują ogólne zasady zwrotów.
- Reklamacje można składać do 7 dni roboczych po zakończeniu Festiwalu.
- Nieprzestrzeganie Regulaminu może skutkować natychmiastowym usunięciem z Festiwalu bez zwrotu opłat.
- Spory rozstrzygane są według prawa polskiego, przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
Cennik
Dla firm | 350 zł za pierwszy stół |
+250 zł za 2, 3, 4 i 5 stół | |
Dla stoisk | 200 zł za pierwszy stół |
Handmade | +150 zł za każdy kolejny |
Krzesła wliczone w cenę stoiska po wcześniejszym zgłoszeniu
Prąd wliczony w cenę stoiska po wcześniejszym zgłoszeniu